Implantado há cerca de um ano e oito meses, a ferramenta de gestão “1Doc” já tramitou mais de 21 mil processos da Empresa Municipal de Água e Saneamento (EMASA). Até junho deste ano, foram 21.441 processos, com 98.593 despachos e 95.254 anexos. Com isso, o software que estabelece uma comunicação mais efetiva agilizando o trâmite de documentos internos e externos, também contribui com as ações de sustentabilidade e economia da Autarquia, reduzindo mais de 380 mil impressões neste período. 

“A plataforma on-line 1Doc tem sido fundamental para atender as demandas junto a Emasa neste momento de pandemia e prevenção ao coronavírus. O sistema garante agilidade na tramitação de documentos entre os setores, segurança nos protocolos e mais eficiência no serviço público. Além de trazer economia e contribuir com a sustentabilidade, pois cada vez mais estamos conseguindo substituir o trâmite físico pelo eletrônico”, destaca o diretor-geral da Emasa, Douglas Costa Beber. 

Entre as vantagens do sistema, a redução nas impressões de papéis foi significativa. “Se calcularmos a média de duas folhas por processos/ anexos e uma por despacho, foram 381.280 mil impressões deixadas de fazer neste período, em média 19 a 20 mil folhas por mês”, contabiliza o gerente Financeiro e Comercial, Leonel Seara Neto. Também foram enviados aos requerentes dos processos via 1Doc, 139.658 e-mails e 10.905 SMS para celular. “Se fosse pelo método tradicional, essas 150.563 mensagens também deveriam ser impressas e encaminhadas aos requerentes”, completou. 

Além da economia, a ferramenta permite a integração dos processos de comunicação interna entre os setores da Autarquia, atendimento ao cidadão (ouvidoria e protocolo) e gestão documental. Desta maneira, reduziu os ruídos e tempo de tramitação dos documentos, seja interno ou externo, pois o sistema faz a informação chegar com segurança e em menos tempo até o destinatário.  

O “1Doc” pode ser utilizado ainda pelo consumidor. Muitos processos que antes exigiam o deslocamento até o balcão de atendimento podem ser realizados online, com opções via protocolo eletrônico para fornecedores e consumidores, entre eles: pedidos de Viabilidade e/ou Análise de Projetos; declarações para o Instituto do Meio Ambiente (IMA) ou Prefeitura; Defesa/Recurso e outros requerimentos do Programa Se Liga na Rede; envio da Declaração de Regularidade Sanitária; e de Nota Fiscal. O solicitante pode acompanhar o trâmite, interagir, incluir documentos ou informações solicitadas para análise e ainda, agendar vistoria. É possível cadastrar o número do celular ou e-mail, e receber uma notificação cada vez que o processo sofrer movimentação. 

A implantação do sistema faz parte do processo de modernização administrativa iniciado em julho de 2018, para uma gestão mais eficiente do serviço público municipal.